De werkkostenregeling

Kern van de werkkostenregeling

De bedoeling van de regeling is het doorvoeren van een administratieve vereenvoudiging voor werkgevers. Thans kennen wij 29 categorieën van vergoedingen en verstrekkingen met elk eigen criteria waaraan moet worden getoetst. Denk bijvoorbeeld aan het kerstpakket, maaltijden, (mobiele) telefoons, fietsen, bedrijfsfitness en reizen. In de loop der jaren is een voor werkgevers onoverzichtelijke brei aan regels ontstaan. Onder de werkkostenregeling worden de meeste van deze regelingen afgeschaft en kan gebruik worden gemaakt van een forfaitaire vrijstelling met de mogelijkheid tot eindheffing van 80% over het meerdere.

Vrijstelling van 1,4% van de loonsom

Onder de werkkostenregeling kan 1,4% van de totale fiscale loonsom worden gebruikt voor belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen; de zogenaamde vrije ruimte. Er hoeft voor de forfaitaire vrijstelling niet gekeken te worden wat het karakter van de vergoeding of verstrekking is. Vergoedingen en verstrekkingen die onder het forfait vallen hoeven door u als werkgever niet per individuele werknemer te worden geadministreerd. Omdat het forfait afgeleid wordt van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking is het voor u van belang dat u onderscheid maakt tussen door u uitbetaald loon uit tegenwoordige en vroegere dienstbetrekking.

Gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en algemeen forfait

Niet alle bestaande regelingen worden afgeschaft. Dit heeft tot gevolg dat binnen de werkkostenregeling voor een aantal vergoedingen en verstrekkingen zogenaamde ‘gerichte vrijstellingen’ zijn opgenomen. Deze gerichte vrijstellingen kunnen onbelast gedaan worden aan uw werknemers:

• vervoer, bijvoorbeeld abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer;
• tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking;
• cursussen, congressen, seminars en dergelijke, voor zover van belang voor het werk van de werknemer;
• studie- en opleidingskosten en outplacement;
• procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures);
• maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden of dienstreizen;
• verhuiskosten;
• extraterritoriale kosten (30%-regeling).

Gerichte vrijstellingen hebben geen invloed op de vrije ruimte van het forfait voor zover ze binnen de geldende normen blijven.

Voor bepaalde vormen van loon in natura geldt een zogenaamde nihilwaardering. Wanneer u dergelijke vormen van loon in natura aan uw werknemers verstrekt, vormen deze geen loon. De volgende loon in natura bestanddelen onder de nihilwaardering gebracht. Mogelijk dat deze lijst in de loop van de tijd nog wordt uitgebreid:

• voorzieningen op de werkplek zoals het gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon;
• arbo-voorzieningen;
• consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd;
• uniformen, werkkleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, en werkkleding die op het werk achterblijft;
• mobiele telefoon, blackberry of smartphone als het zakelijke gebruik meer dan 10% is;
• portable computer, notebook of laptop als het zakelijke gebruik 90% of meer is;
• ov-jaarkaart en voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt.

Als derde is een lijst met aangewezen werkkosten opgesteld; het algemeen forfait. Werkkosten die onder het algemeen forfait zijn gebracht, dienen te worden gewaardeerd naar de waarde in het economisch verkeer. Voor enkele van deze werkkosten is een bijzondere waardering vastgesteld.

Eindheffing of loon bij de werknemer

Is het totaal aan vergoedingen of verstrekkingen, na toepassing van de gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en forfaitaire waarderingsregels meer dan 1,4% van het fiscale loon uit tegenwoordige dienstbetrekking, dan wordt dit meerdere bij u belast tegen een tarief van 80%. Bij de werknemer wordt dan niets tot het loon gerekend.

U kunt er ook voor kiezen bepaalde vergoedingen en verstrekkingen tot het loon van de werknemer te rekenen. Dan vervalt bij u de eindheffing van 80% en wordt het voordeel bij de werknemer belast tegen het voor hem geldende tarief. Deze tarieven zijn:

Enkelvoudig tarief     Gebruteerd tarief
33,45%                          50,20%
41,95%                          72,20%
42%                              72,40%
52%                              108,30%

Het zondermeer toepassen van het eindheffingstarief van 80% kan tot een groot financieel nadeel leiden. Anderzijds is het niet mogelijk om ongelimiteerd bij de werknemer te bruteren.

Een juiste fiscale planning is dan ook noodzakelijk.

Overgangsperiode van 3 jaar

Tot 2014 heeft u de keuze om al dan niet de werkkostenregeling toe te passen. Deze keuze kunt u van jaar tot jaar maken. Dit betekent dat u jaarlijks kunt u kiezen voor de meest voordelige regeling: werkkostenregeling of de huidige regeling.

Gezien de financiële impact die de werkkostenregeling voor u heeft, is het van groot belang om een juiste inschatting vooraf te maken. Een gemaakte keuze kan namelijk voor dat jaar niet meer gewijzigd worden.

Omdat de gevolgen van de werkkostenregeling nog niet helder zijn, is het te verwachten dat de regeling nog meerdere malen zal worden aangepast. Voor u kan dit de nodige administratieve en financiële gevolgen hebben.

Mocht u overgaan tot de werkkostenregeling, houd u er dan rekening mee dat dit gevolgen kan hebben voor uw arbeidsvoorwaarden. Immers, wijziging van arbeidsvoorwaarden kan niet in alle gevallen zondermeer plaatsvinden.

Wat te doen

Voor de jaren 2011 tot en met 2013 heeft u de mogelijkheid om te kiezen voor de meest gunstige regeling. U dient dan wel vooraf te bepalen welke regeling het meest gunstig uitpakt. Daarom dient u eerst een inventarisatie te maken:

• Welke vergoedingen en verstrekkingen worden aan het personeel gedaan;
• Wat is de totale loonsom (tegenwoordige dienstbetrekking)
• Wat is het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen, inclusief btw die onder het forfait vallen;
• Is een CAO van toepassing en welke vergoedingen en verstrekkingen zijn volgens de CAO verplicht;
• Hoe hoog is het gemiddelde loon per werknemer en wat is het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen per werknemer;
• Is sprake van een ondernemingsraad;
• Kunnen de regels omtrent het vergoeden en verstrekken van kosten eenvoudig worden gewijzigd;
• Maak ik thans gebruik van een cafetariaregeling en bestrijkt deze regeling meerdere kaslenderjaren.

De keuze om al dan niet de werkkostenregeling in te voeren, vergt de nodige voorbereiding. Het is namelijk niet in een oogopslag te bepalen of de werkkostenregeling in een concrete situatie voordelig of nadelig uitwerkt. Uiteraard kunt u besluiten niets te doen en tot en met 2013 de huidige regeling toepassen. U weet dan echter niet of u een nadeel lijdt. En bij vragen van het personeel waarom de werkkostenregeling niet wordt toegepast kunt u niet gefundeerd een antwoord geven.

Wij kunnen ons voorstellen dat het voor u nog niet helder is hoe u met de regeling moet om gaan. In een persoonlijk gesprek willen wij dieper op de werkkostenregeling met u ingaan en gezamenlijk de voor- en nadelen van de regeling met u bepalen.